Bijlage Beleidsplan College van Kerkrentmeesters

Visie

Het College van Kerkrentmeesters (CvK) is verantwoordelijk voor een aantal in de kerkorde omschreven taken. Dat betekent niet dat al deze taken ook feitelijk door ouderlingen-kerkrentmeesters dienen te worden uitgevoerd: in ieder geval dient het college deze zaken te coördineren. Het college is in haar handelen verantwoording verschuldigd aan de Algemene Kerkenraad (AK). Het college dient daarbij samen te werken met AK en wijkkerkenraden.

Beleid door het CvK is steeds afgeleid beleid van het beleid van de AK.

Overeenkomstig de plaatselijke regeling is de verantwoordelijkheid voor de gebouwen primair belegd bij de wijken. Het CvK treedt hier coördinerend op. De financiële middelen zijn met uitzondering van de wijkkassen centraal belegd, mede in het licht van de vermogensrechtelijke verantwoordelijkheden van het College. Daarmee wordt de noodzaak tot overleg afgedwongen.

Beleid en strategie

De grootste uitdagingen van de PGV in de komende jaren zijn in de visie van het CvK:

• Het bijeen en betrokken houden van de PGV ondanks de ingrijpende besluiten en maatregelen van de afgelopen jaren;

• De aanhoudende financiële tekorten, daarmee samenhangend de langzame uitholling van het vermogen en bedreiging van de voor het beroepingswerk vereiste solvabiliteit;

• De vergrijzing en daarmee samenhangende afnemende ledenaantallen.

De PGV is daarin overigens niet alleen, vele gemeenten binnen de PKN worstelen hiermee. De situatie van de PGV is door de vermogenspositie nog relatief gunstig.

De beleidsplannen van de AK en de wijken geven maar beperkt aan hoe de AK en/of de wijkkerkenraden met deze thema’s om willen gaan. De PGV past in deze:

• terughoudendheid met het inzetten van het beschikbare vermogen,

• het terugdringen van kosten waar mogelijk en

• (onderzoek naar) maatregelen om de inkomsten te vergroten.

Tegelijkertijd moet niet uit het oog worden verloren, dat het primaat ligt bij het zijn van een levende gemeente, en dat daarvoor waar nodig middelen moeten kunnen worden ingezet. De balans luistert echter nauw. Vanuit haar verantwoordelijkheden heeft het CvK in deze een middelengerichte rol te spelen, als adviseur van de kerkenraden, soms ook als bewaker van middelen en processen.

Middelenbeheer

Financiën

Begrotingen en jaarrekeningen worden door het CvK voorbereid en vastgesteld door de AK. Het CvK overlegt in de voorbereiding van de begroting met de wijken en AK over de plannen voor de komende jaren en gebruikt deze informatie mede als basis van de op te stellen begroting.

Legaten en erfstellingen worden beneficiair aanvaard. Legaten die specifiek aan een bepaald doel of een bepaalde wijk zijn toebedeeld worden als reservering zichtbaar gemaakt op de balans. In het overleg met de wijken over de begroting wordt tevens de besteding van voor de wijk bestemde reserveringen aan de orde gesteld. Het beleid inzake reserveringen wordt voorbereid in het CvK en vastgesteld in de AK.

De wijken hebben zeggenschap over de wijkkassen. De toedeling van middelen aan de wijkkassen vind plaats volgens het wijkkasbeleid uit 2009. Dit houdt in dat gelden die de wijk ontvangt voor 60% worden bepaald door het aantal leden, voor 40% door het aantal wijken.

De PGV belegt aan de hand van een beleggingsbeleid. Dit beleid wordt periodiek in de AK getoetst en daar vastgesteld. Laatstelijk is dit in 2012 gebeurd.

Gebouwen

De komende jaren staan in het teken van een beweging naar minder kerkgebouwen. Het exploiteren van niet langer voor de eredienst of huisvesting van predikanten benodigd vastgoed is geen taak voor de gemeente. Als zich een dergelijk geval voordoet zal het CvK streven naar afstoten van een dergelijk object. De Algemene Kerkenraad heeft in haar vergadering van 17 september 2015 de uitgangspunten voor de verkoop van kerkgebouwen opnieuw voorlopig vastgesteld. De AK kiest voor het volgende:

• Uitgangspunten

Voor hergebruik en herbestemming uitgaan van de prioriteiten uit de leidraad[1] die de Synode in 2009 aan de kerkenraden heeft gegeven:

• hergebruik door een andere christelijke gemeenschap uit de oecumene;
• hergebruik door een binnen het christendom fungerende gemeenschap waarmee geen kerkelijke verbondenheid bestaat;
• hergebruik door groepen van andere godsdiensten;
• hergebruik door een sociaal-culturele instelling;
• commercieel en profaan hergebruik.

• Toetsing in elke concrete situatie koper en bestemming aan de criteria dat deze “geen schade berokkenen aan het beeld van de kerk” en de eenheid van de aanwezige kerk bewaren

Voor de resterende gebouwen is een inhaalslag in het onderhoud noodzakelijk. Te midden van het verdriet over het verlies van kerkgebouwen leeft bij delen van de gemeente ook de behoefte om de resterende gebouwen te verbeteren op basis van intensiever gebruik of het terugdringen exploitatielasten. De tegenstelling tussen investeren in gebouwen en afstoten van andere leidt tot spanningen in de gemeente. Besluitvorming in deze zal slechts kunnen plaatsvinden in AK verband.

Mensen voor de gemeente

De rechtspositieregelingen van de PKN voor predikanten en voor personeel zijn leidend voor het omgang in arbeidvoorwaardelijke zin met predikanten en personeel.

Aangaande predikanten heeft de AK in 2012 het besluit genomen de predikantsformatie terug te brengen naar 3,0 fte, gelijkelijk verdeeld over de beide wijken. De PGV beweegt zich dan ook in die richting. Noodzakelijke afwijkingen van deze lijn behoeven steeds besluitvorming in de AK. Waar de kerkorde het primaat rond het beroepingswerk en de omgang met predikanten bij de kerkenraden legt, treedt het CvK uitsluitend faciliterend op.

Aangaande het personeel van de PGV is het CvK de instantie die verantwoordelijk is voor het aanstellen van personeel. Dit gebeurt in overleg met de wijken voor zover het om aan de wijken toe te delen personeel betreft. Het CvK streeft er naar het bestand aan betaald personeel te minimaliseren, in verband met de financiële situatie van de PGV. Hierbij is een groter beroep op vrijwilligers noodzakelijk. Waar vrijwilligers niet te vinden zijn, zal betaald personeel worden ingezet dan wel worden ingehuurd. Een eventuele keuze om bepaalde diensten niet meer te leveren, zal steeds in overleg met AK en wijkkerkenraden worden gemaakt. Uitgangspunt is dat noodzakelijke afvloeiing van personeel zo veel mogelijk plaatsvindt door natuurlijk verloop: vanuit zorg voor het personeel, maar ook vanwege de kosten die een en ander met zich meebrengt vanwege de rechtspositieregeling.

Medewerkers Kerkelijk Bureau

Al lange tijd wordt samengewerkt met de Protestantse Gemeente Rijswijk rond het Kerkelijk Bureau. Voor het einde van 2017 dient een keuze gemaakt te worden voor verder te gaan met een eigen kerkelijk bureau of verdergaande schaalvergroting door samenwerking met andere kerken binnen de PKN, of uitbesteding van noodzakelijke functies.

Kosters

Recente ervaringen in de PGV wijzen uit dat betaalde kosters noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering in de gebouwen op orde te houden. Een combinatie van uitsluitend vrijwilligers met een schoonmaakbedrijf leidt tot overbelasting van de vrijwilligers. Wel lijkt het mogelijk voor de zondagse eredienst meer dan nu gebruik te maken van vrijwilligers. In de Koningkerk blijft een koster-beheerder functie bestaan in verband met de zalenverhuur. In de Oude Kerk is een kosterfunctie voldoende.

Kerkmusici

Zowel in de Oude Kerk als in de Koningkerk is een cantor organist aangesteld. In deze situatie zal vooralsnog geen wijziging optreden. In beide kerken wordt ruimte geboden voor muziekbeoefening door vrijwilligers.

Vrijwilligersbeleid

Een in 2011 door het CvK uitgevoerde beleidsstudie brengt in kaart welke taken die nu nog door betaalde krachten worden uitgevoerd door vrijwilligers kunnen worden verricht. Het werven van vrijwilligers is echter geen taak van het CvK. Het CvK kan wel faciliteren door het formuleren van duidelijke taakomschrijvingen voor die zaken die eventueel door vrijwilligers kunnen worden verricht, en het beschikbaar stellen van middelen voor benodigde cursussen, voor zover de Algemene Kerkenraad daarvoor ruimte in de begroting schept.

Management van processen

Financiële processen

De financiële administratie komt niet in aanmerking voor uitvoering door vrijwilligers. Het CvK draagt zorg voor voldoende functiescheiding tussen boekhouding en kashandelingen.

Door de AK is in 2013 beslist dat de accountantscontrole kan plaatsvinden op het niveau van een beoordelingsverklaring. In 2017 moet het CvK opnieuw toetsen of behoefte bestaat aan een verdergaande controleverklaring.

Ledenadministratie

De ledenadministratie wordt gevoerd in Scipio online door het kerkelijk bureau. De administratie is voor inzage toegankelijk voor de wijkcoördinatoren van de afzonderlijke wijken. De wijkcoördinatoren geven mutaties van de wijkouderlingen en predikanten door aan het kerkelijk bureau ter verwerking, en mutaties uit Scipio aan de wijkouderlingen en predikanten.

Registers

Het KB houdt doop- en belijdenisregisters bij. Huwelijksregisters worden niet bijgehouden. Het bijhouden geschiedt in Scipio en in een papieren register dat op het kerkelijk bureau aanwezig is.

Archieven

De archieven van de PGV worden beheerd door een archiefcommissie. Deze bestaat uit vrijwilligers. De commissie is organisatorisch opgehangen aan het CvK, en werkt op instructie daarvan. De archieven van de kerk worden bewaard in de Koningkerk, en periodiek overgedragen aan het gemeentearchief van de burgerlijke gemeente. In deze beleidsperiode zal de relatie tussen CvK en archiefcommissie verder worden uitgediept.

Handboek interne beheersing

Sinds 2011 wordt door het college gewerkt aan een handboek, initieel vanuit een financiële invalshoek, waarin voor het CvK van belang zijnde procedures worden gebundeld. Het handboek beoogt nieuwe kerkrentmeesters inzicht te geven in binnen de PGV gehanteerde werkwijzen en het tegengaan van kennisverlies bij vertrek van kerkrentmeesters. Het handboek kan tevens dienen ter ondersteuning van de accountant bij zijn controlewerkzaamheden betreffende de jaarrekening. Het handboek is een levend document.